In deze instructie leggen we jullie, als instructeur, uit hoe je een Bijeenkomst verwerkt in de GO!-App.
Bijeenkomsten kunnen onder andere zijn:
- Toolboxen;
- Project introductie;
- Start werkbespreking medewerkers;
- Start werkbespreking Onderaannemer etc.
Het is mogelijk dat er hier in de toekomst meer keuzemogelijkheden aan worden toegevoegd.
Met de GO!-App wordt www.geenongevallen.nl of de applicatie (App),die je op de smartphone kunt installeren, bedoeld. In deze instructie zullen we hiervoor de GO!-App gebruiken.
U dient ingelogd te zijn in de GO!-App. Indien u zich nog niet heeft ingelogd, kunt u onderaan de instructie raadplegen.
| Op een laptop ga je naar www.geenongevallen.nl | Op een smartphone ga je naar www.geenongevallen.nl of installeer je de GO!-App. |
 |  |
Ga naar de tegel "bijeenkomsten" in de GO!-App voor het volgende scherm.
De verwerking wordt toegelicht voor zowel de laptop (linker afbeelding) als de smartphone (rechter afbeelding)
Laptop: Op pagina staat de knop "Toevoegen" om een nieuwe bijeenkomst aan te maken.
Smartphone: bovenaan het scherm staat de knop "Nieuwe bijeenkomst".
Status: Als u een Bijeenkomst aanmaakt, staat deze standaard op "Open".
Let op: Wanneer de Toolbox is gehouden, dan dient de status aangepast te worden naar "Gesloten". Het kan voorkomen dat de Toolbox niet gesloten kan worden, omdat er nog een taak open staat. Het is in dit geval mogelijk om de Toolbox op "Gehouden" te zetten totdat de taak is afgerond. Vergeet niet om de Toolbox na afronding van de taken alsnog op "Gesloten" te zetten! Pas de status pas aan als de Bijeenkomst volledig is geregistreerd. Als u de status op gesloten zet dan kunt u de Bijeenkomst niet meer aanvullen en/of aanpassen! |
Soort: Kies uit de soort bijeenkomst.
U kunt onder ander kiezen uit:
Deze lijst kan in de loop van de tijd worden aangepast. |
Project: Selecteer het desbetreffende project in het geopende dialoogscherm.
Selecteer het desbetreffende project in het geopende dialoogscherm; dit kan door middel van het zoeken op het projectnummer of projectnaam. Staat het project niet in de lijst (veelal bij kleine werken) kies dan een overkoepelend project van de afdeling of vestiging. |
Datum bijeenkomst: Deze is standaard ingesteld op de datum van vandaag.
Deze is standaard ingesteld op de datum van vandaag. Deze kan eventueel worden gewijzigd naar de gehouden datum. |
Titel: Geef als (korte) titel weer waar deze bijeenkomst over gaat; oftewel het (hoofd) onderwerp.
Instructeur: Kies "mezelf" als jij de instructie geeft en voeg eventueel bij dmv "dit bedrijf", "Extern" of scan de GO!-QR-code toe om een instructeur toe te voegen.
"Dit bedrijf": Bij deze optie kunt u uit iedereen kiezen die zich heeft geregistreerd in de GO!-App. Dit zijn dus niet alleen Heijmans medewerkers. Dit kunnen ook combinanten, opdrachtgevers en/of onderaannemers zijn. "Extern": Dit is voor aanwezigen die nog geen GO!-App account hebben of die deze nog niet geactiveerd hebben. Vul de naam, het E-mail adres en het bedrijf in. "Scan": U scant de persoonlijke QR-code van de medewerker. Deze is bij de persoon te vinden in de GO!-App onder de tegel "Bijeenkomsten" en vervolgens via de knop "Mijn QR-code". In deze toelichting zal deze optie nader worden toegelicht. |
Upload:
Als u het "papieren" Toolbox registratie formulier als PDF of afbeelding heeft ontvangen, kunt u deze hier toevoegen. Selecteer "Upload" en er verschijnt een nieuw venster. Deze optie is momenteel alleen nog maar beschikbaar voor de PC.
Toolbox:
U kunt deze gebruiken als er een GO!-Toolbox is gebruikt (deze heeft men meegestuurd als bijlage). Deze kunt u dan eenvoudig toevoegen. Wanneer u kijkt op het Toolbox onderwerp kunt u eenvoudig zien onder welke categorie de Toolbox terug te vinden is en welke Toolbox het precies is.
Overig:
Link naar bestand d.m.v URL. Het bestand kan een internetpagina zijn, een link naar bijv. een YouTube film. Maar het kan ook een link zijn naar de DMS/SharePoint omgeving waar het document staat.
Behandelde onderwerpen:
In de titel vermeldt u een (hoofd)onderwerp. Indien het van toepassing is, kunt u aanvullende onderwerpen toevoegen.
- Smartphone: 3 keuze mogelijkheden (Arbozorg; Milieu; PBM's).
- Op de laptop kunt u naast de drie keuzes, die ook op de smartphone beschikbaar zijn, ook een ander item toevoegen. Kies hiervoor "Overig"; deze kunt u verder geheel omschrijven.
- Als u meerdere gespreksitems heeft, kunt u deze d.m.v. "overige" omschrijven. U kunt voor ieder item een separate onderwerp aanmaken d.m.v. de keuze "overige". Onder deze optie kunt u eventueel ook onderwerpen vanuit de rondvraag noteren.
U kunt de deelnemers zich zelf ook laten registreren als deelnemer van deze toolbox.
U dient bij de onderdeel Registratie het vinkje te plaatsen voor "Sta gebruikers toe om hun aanwezigheid te bevestigen met een QR-code".
U kunt hierbij ook een geldigheidsduur aangeven waarbinnen men zich mag registreren als deelnemer. Indien u hier gebruik van maakt zal deze informatie in de QR-code (met bouwhelm) worden verwerkt.
De medewerker dient zijn QR-code scanner uit de GO!-App te gebruiken hiervoor! 
Laat de medewerker de GO!-App openen en druk daar op het Hamburger-menu (3 streepjes)links boven in. Er komt een extra scherm tevoorschijn.
Laat hem dan de optie "scanner" kiezen. De medewerker kan nu de QR-code (met bouwhelm scannen) om zijn aanwezigheid te bevestigen.
Deze optie is te gebruiken voor iedereen die zich heeft geregistreerd in de GO!-App. Dit zijn dus niet alleen Heijmans medewerkers, maar ook opdrachtgevers en/of onderaannemers.
Vul in de zoekbalk de betreffende naam in. Er verschijnen dan opties voor de betreffende persoon.
Deze optie is voor aanwezigen die nog geen of geen geactiveerde GO!-App account hebben. Vul de naam, E-mail adres en het bedrijf in.
Note: Gebruik de optie Extern ook als een Heijmans medewerker, die toolbox plichtig is, nog niet vindbaar is. Dit kan komen doordat de medewerker net in dienst is of doordat de medewerker hiervoor een functie had waar geen toolbox verplichting voor geldt. Verzoek de medewerker om een GO!-App account aan te maken/activeren door tijdens het inloggen/aanmelden in de GO!-App te kiezen voor "Aanmelden met je Heijmans account (SSO)".
Elke medewerker heeft een persoonlijke QR-code in de GO!-App. Deze is bij de medewerker, in zijn eigen persoonlijke GO!-App te vinden onder de tegel "Bijeenkomsten" en dan via de knop "Mijn QR-code".
De getoonde QR-code kunt u als instructuer nu scannen en deze medewerker wordt toegevoegd als deelnemer.
klik op Bijeenkomsten > 
klik op Mijn QR code > 
Scan code
Let op: deze deelnemer dient op zijn eigen smartphone ingelogd te zijn!
Mocht de QR code niet vindbaar zijn dan kan dat komen doordat zijn of haar account nog niet is aangemaakt/ geactiveerd. Verzoek de medewerker om een GO!-App account aan te maken/activeren door tijdens het inloggen/ aanmelden in de GO!-App te kiezen voor "Aanmelden met je Heijmans account (SSO)".
Als de bijeenkomst is gehouden, dient de status aangepast te worden naar "Gesloten". Indien de bijeenkomst niet kan worden gesloten omdat er nog een Taak openstaat dan dient de status te worden aangepast naar "Bijeenkomst gehouden". Zodra de Taak is afgerond dient het te worden aangepast naar "Gesloten". Als u de status op gesloten zet, kunt u de Bijeenkomst niet meer aanvullen en/of aanpassen!
| De medewerker ziet, na het scannen van de QR-code (met bouwhelm) de melding "Deelname bijeenkomst bevestigd". | De medewerker ziet, na het scannen van de QR-code (met bouwhelm) de melding "ERR_USER_EXISTS". Dit betekend dat deze medewerker al is toegevoegd aan deze bijeenkomst. | ||||
 |  | ||||
| Veelal gebeurd dit nadat de medewerker, per abuis, twee keer de QR-code (met bouwhelm) heeft gescand |
Laptop:
Toewijzen: Selecteer hier de actiehouder vanuit het dialoogscherm.
Soort:
1. Algemeen
2. Inspectie; als dit uit een inspectie naar voren is gekomen
Project: Geef het project aan.
De actiehouder kan namelijk een collega zijn die niet bij deze Toolbox aanwezig is, maar wel de actie uit dient te voeren.
Referentie: Geef, indien gewenst, een referentie weer.
Omschrijving: Geef een duidelijke omschrijving weer van de actie. Gebruik niet alleen steekwoorden, maar omschrijf het goed. De actiehouder kan namelijk een collega zijn die niet bij deze Toolbox aanwezig is, maar wel de actie uit dient te voeren.
Documenten: U kunt een foto of een ander document toevoegen, aan de actie.
Voortgang
- Vervalperiode: Geef aan binnen welk tijdsbestek de taak gereed dient te zijn.
- Voltooid: Geef aan wie er geïnformeerd dient te worden als de taak gereed is.
- Escalatie: Geef eventueel een naam aan van degene die geïnformeerd dient te worden als de taak niet op tijd is afgerond.
Aanmaken: De taak wordt aangemaakt en de taakhouder wordt geïnformeerd.
Smartphone:
Taak voor: Selecteer een actiehouder van deze taak.
- Let op: hier is alleen de naam zichtbaar en geen E-mail adres. Het is mogelijk dat personen meer dan één keer geregistreerd staan. Als u een keuze heeft gemaakt, wordt op het scherm zichtbaar welke E-mail adres hierbij hoort.
Nu is zichtbaar wie de actiehouder van deze taak is:
Omschrijving: Geef een duidelijke omschrijving weer van de actie. Gebruik niet alleen steekwoorden, maar omschrijf het goed. De actiehouder kan namelijk een collega zijn die niet bij deze Toolbox aanwezig is, maar wel de actie uit dient te voeren.
Vervalperiode: Geef aan binnen welk tijdstermijn de taak gereed dient te zijn.
Foto's: Voeg een foto uit uw fotobibliotheek toe of maak er één.
Aanmaken: De taak wordt aangemaakt en de taakhouder wordt geïnformeerd.
Ik heb nog een getekende presentielijst liggen, kan ik deze aanwezigen registreren in de app?
Het is momenteel nog mogelijk om het "papieren registratie" formulier te gebruiken. Door de instructie te volgen, zoals hierboven vermeld is, is het mogelijk om de medewerkers te registreren. Het formulier kan via upload toegevoegd worden.
Let wel op dat de medewerkers ook zijn toegevoegd aan de bijeenkomst; anders zijn zij niet geregistreerd!
Hieronder vind je een instructiefilm over de mogelijkheden van het verwerken van een Bijeenkomst.
Indien er geen filmpje zichtbaar is dan kunt u gebruik maken van de volgende link: https://youtu.be/PzUDOx6YqX4
Scan de volgende code met de app om deze toolbox te bekijken.